Ontvang onze nieuwsbrief:

VMRG Bright Inspirations 16 van Joost Heijnis: Luik

Joost Heijnis (foto: Leon van Woerkom)

08 mei 2017: VMRG Bright Inspirations column 16 van Joost Heijnis voor Gevelbouw nr 2-2017.


Luik

We vergaderen ons rot. Als je pech hebt, zit je de halve dag in vergadering en heb je slechts de rest van de dag om ‘’echt’’ werk te doen. In plaats van een middel lijkt het vergaderen tot doel verheven. En dat is eigenlijk heel vreemd. Want als je een goede vergadering hebt, worden er besluiten genomen en wordt de voortgang bewaakt. Kortom je hebt er wat aan. De essentie van vergaderen zou je zeggen, maar tot die basale kern lijken we doorgaans zelden meer te komen. De lol is eraf. Met onderuitgezakte, internettende of e-mailende deelnemers tot gevolg.


Een van de oorzaken is dat ontwerpproblemen of -uitdagingen doorgaans niet direct bij de kop worden gepakt, bekeken of opgelost, maar dat het vooral over het proces er omheen lijkt te gaan. Eerst moet het probleem op een lijst. Natuurlijk, anders is het geen probleem. Dan wordt er door de dienstdoende voorzitter (vaak een projectmanager) een probleemeigenaar aangewezen. Voor je het weet, zit je in de volgende vergadering opgescheept met het probleem. Onvoorbereid natuurlijk, want met een beetje geluk krijg je het verslag van de vorige ontwerpteamvergadering de nacht voor het eerstvolgende overleg. En wat doe je dan? Doorschuiven dat probleem. Ofwel naar een ander slachtoffer ofwel naar de volgende vergadering. Op een gegeven moment bestaat de agenda niet meer uit de bekende en bewezen effectieve onderdelen maar louter uit de alsmaar groeiende lijst problemen. En als je even niet oplet, is het van oorsprong marginale probleem uitgegroeid tot een buitenproportioneel risico dat met een spoedvergadering moet worden opgelost. Nu ben ik streng opgevoed en kom uit principe niet naar een vergadering waarvan het vorige verslag en de agenda ontbreekt. Maar toegegeven: ik ontkom er ook niet vaak aan.


We maken er weleens grappen over en vragen ons dan lachend af of de voorzitter in plaats van op een bouwplaats of bij een advies- of architectenbureau stage heeft gelopen, bij de lokale chinees heeft gewerkt. Want het patroon is herkenbaar: luikje open – probleem erdoor – luikje dicht. Zo houden we vergaderen toch nog een beetje leuk. Sambal bij!

Joost Heijnis
projectleider architectenbureau cepezed

2012 - 2016 voorzitter Booosting

Deze column is verschenen in Gevelbouw 2-2017 van VMRG
Overzicht van alle colums

Naam:
Email:
Titel:
Commentaar:
Capcha:
Booosting platform voor koplopers in bouwinnovatie | T 06-2211 4701 | E info@booosting.nl | W www.booosting.nl